Emergency Response and Preparedness Plan

Salah satu element ISO 14000 adalah adanya Emergency Response dan Preparedness, tetapi secara luas juga merupakan keharusan suatu industri untuk menyiapkan Rencana Tanggap Darurat dan Kesiapsiagaan diatas dalam hal keselamatan dan merupakan persyaratan utama dalam menjamin adanya program Health, Safety and Environtment dalam perusahaan.

Tujuan Rencana tanggap darurat adalah agar jika terjadi suatu keaadaan darurat seperti kebakaran atau kecelakaan kerja terdapat tindakan penanggulangan yang cepat dan tepat agar kerugian yang diderita dapat diminimalisasi. "Cepat dan Tepat "adalah kata kunci dalam penyunsunan Rencana Tanggap Darurat (RTD), artinya prosedur yang bertele-tele harus dihindari dan jalur komunikasi harus sesederhana mungkin agar penyampaian laporan ke pimpinan serta keputusan yang diambil dapat secepat mungkin dilaksanakan.

Berikut akan disajikan panduan pembuatan manual RTD dan beberapa contoh kecil point-point dalam manual RTD tersebut. Untuk format dokumennya dapat dibuat sesuai dengan Manual ISO 9000 atau ISO 14000 yang banyak kita jumpai.

Manual Rencana Tanggap Darurat dan Kesiapsiagaan.

Umum

Perusahaan . Pada bagian ini dapat dijelaskan mengenai jenis perusahaan, proses operasi, kondisi geografi, keadaan masyarakat, permasalahan yang ada sehubungan dengan bahaya atau keadaan darurat serta komitmen manajemen dalam rencana tanggap darurat. Misalnya jika perusahaan berada didaerah yang sebagaian besar penduduknya tani atau tambak maka dapat dijelaskan pentingnya pencegahan kebocoran atau tumpahan bahan kimia ke sungai atau tanah.

Maksud danTujuan . Pada bagian maksud menjelaskan mengapa diperlukan RTD misalnya untuk perlindungan lingkungan atau kondisi perusahaan yang memproduksi bahan yang mudah terbakar, Efektifitas jika keadaan darurat atau yang lainnya. Sedangkan tujuan dibentuknya RTD secara umum adalah mempersiapkan komponen perusahaan agar dapat mengatasi keadaan darurat secara cepat dan tepat.

Ruang Lingkup . Menjelaskan ruang lingkup RTD


Landasan Kebijakan.

• Perundangan. Dapat menyebutkan UU Lingkungan misalnya UU No. 23 1997 tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup, No. 27 1999 mengenai AMDAL, serta UU lingkungan lainnya. Dapat juga memasukkan UU tentang K3 atau peraturan internasional.
• Strategi Penanggulangan. Dalam perincian strategi penanggulangan yang diambil harus menyertakan adanya memprioritaskan Keselamatan Jiwa dan Lingkungan serta mencegah penyebaran bahaya.

Dampak dan Sumber Dampak.

• Dampak. Penjelasan mengenai dampak yang dapat terjadi karena keadaan darurat tentunya berbeda-beda setiap perusahaan karena tergantung jenis perusahaan dan keadaan geografis perusahaan. Tetapi secara umum dapat disusun sebagai berikut.
• Bahaya Kebakaran memberikan dampak kerusakan lingkungan baik tanah, air, atau udara dan bahkan jiwa.
• Bahaya Tumpahan atau bocoran Bahan Kimia. Menyebabkan pencemaran air dan tanah untuk bahan cair dan padat serta polusi udara untuk bahan berupa gas.
• Bahaya Banjir. Dapat mengakibatkan pencemaran lingkungan karena adanya limbah yang meluap pada unit pengolahan limbah.
• Bahaya Gempa. Menyebabkan kerusakan bangunan dan peralatan pabrik yang dapat menimbulkan akibat lebih lanjut antara lain kebocoran dan kecelakaan kerja.
• Bahaya Kecelakaan Kerja. Mengakibatkan kerugian jiwa, material dan baik secara langsung atau tidak dapat mengakibatkan pencemaran lingkungan.
• Bahaya Ledakan. Menyebabkan kerusakan lingkungan dan timbulnya gas beracun.

Sumber Dampak.

Bahaya Kebakaran.

• Listrik Konsleting. Data menunjukkan bahwa sebagian besar kebakaran disebabkan karena arus pendek yang kita kenal sebagai konsleting. Konsleting terjadi pada saat maintenance peralatan listrik yang unsafety, atau perawatan peralatan listrik yang tidak teratur. Penggunaan perlatan listrik yang explosion prove sangat diperlukan jika berada atau dekat dari lokasi penyimpanan atau pengolahan bahan mudah terbakar.
• Pembakaran Sampah. Pembakaran sampah memerlukan tempat yang sesuai, yaitu cukup jauh dari pabrik, rumput kering, dan terlindung dari tiupan angin.
• Drum kosong atau setengah kosong sisa bahan bakar. Drum kosong atau hampir kosong mempunyai kadar uap bahan bakar yang tinggi, sehingga sangat mudah terbakar atau meledak terutama jika saat membuka, ada goncangan yang berlebihan saat memindah drum, atau suhu lingkungan yang tinggi.
• Bahan mudah terbakar flammable dan auto flammable. Lokasi penyimpanan bahan bakar harus spesifik atau dapat dilihat pada standard internasional yang berlaku seperti API atau NFPA
• Listrik Statis (pompa, tangki). Listrik statis terjadi karena perbedaan muatan yang dapat terjadi karena fluida yang bergerak atau gesekan seperti angin pada top storage tank, atau pipa transfer. Untuk itu sebagai pengaman diperlukan bonding dan grounding untuk mengalirkan arus listrik statis.
• Kecelakaan kendaraan bermotor. Kecelakaan kendaraan bermotor di lokasi perusahaan harus dihindari karena semua kendaraan bermotor membawa bahan bakar sehingga dapat mengakibatkan kebakaran.
• Sistem Operasi. Adanya kondisi operasi yang diluar kontrol dan mesin yang out of control dapat manebabkan kerusakan yang berakibat kebakaran.
• Petir. Pemakaian penyalur petir yang tepat pada posisi yang tepat sangat diperlukan agar petir dapat tersalur dengan baik dan lokasi perusahaan dapat terlindungi sepenuhnya.
• Nyala api. Nyala api dapat terjadi baik secara langsung seperti korek api, kompor, pembakaran, tungku atau secara tidak langsung seperti lampu.
• LPG. Liquefied Petroleum Gas dan Liquefied Natural Gas (LNG) adalah gas yang sangat mudah terbakar dan meledak pencegahan kebocoran secara dini serta lokasi penyimpanan yang tepat sangat diperlukan.
• Kerja dengan api (pengelasan). Pengelasan menghasilkan api dengan suhu yang sangat tinggi yaitu lebih dari 1000 oC. Hot work harus selalu dipantau dan memerlukan ijin khusus.
• Gelombang Radio. Gelombang merupakan salah satu bentuk energy semakinkecil panjang gelombang maka energy yang terkandung semakin besar, karena itu penggunaan microwave di sekitar bahan mudah terbakar sepatutnya dilarang. Penggunaan peralatan komunikasi termasuk salah satu sumber gelombang tersebut antara lain HT dan Handphone.

• Bahaya Tumpahan atau bocoran Bahan Kimia.
• Drum bocor.
• Tangki bocor.
• Pipa transfer rusak.
• Kecelakaan mobil pengangkut.
• Kemasan rusak bagi bahan solid.
• Valve venting bocor untuk bahan gas

Bahaya Banjir. Saluran air tidak lancar. Pembuatan lay out perusahaan yang memperhatikan aspek aliran air sangat membantu mengurangi resiko banjir. Karena banjir juga akan dapat menggangu proses produksi atau menyebabkan kerusakan alat.

• Bencana Alam.
• Bahaya Gempa.
• Bahaya Kecelakaan Kerja.

Pengoperasian salah. Untuk mengurangi resiko ini training dan intruksi kerja yang jelas dan telah dimengerti oleh karyawan diterapkan sepenuhnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam ISO 9000.

Mesin Trouble. Perawatan dan monitoring peralatan secara rutin diperlukan agar mesin selalu berada kondisi optimal.

Bekerja diruang tertutup. Bekerja diruang tertutup sangat berbahaya karena ada kemungkinan bahwa kurangnya kadar Oksigen atau terdapatnyan uap beracun (CO,phenol,HCN dan lainnya) dapat menyebakan kematian bagi pekerja. Diperlukan ijin kerja khusus untuk bekerja diruangan tertutup seperti tandon air, sumur, Tangki penampung, Saluran pembuangan limbah, dan tempat lannya.

Bekerja di ketinggian. Bekerja di ketinggian seperti di atap pabrik, tiang lampu, atap tangki, Dinding Tangki dan lainnya sangat besar resiko kecelakaannya terutama jika kondisi tidak memungkinkan seperti licin karena hujan atau bahan lapuk. Untuk itu diperlukan ijin khusus jika bekerja diketinggian.

Bahan beracun dan berbahaya (B3). Penanganan B3 baik itu transfer atau saat operasi harus dilaksanakan jika operator telah menggunakan alat keselamatan kerja yang lengkap.

• Bahaya Ledakan Tekanan operasi terlalu tinggi
• Drum kosong bekas flamabel
• Gas Bertekanan
• LPG
• Bahan mudah meledak (explosive material)
• Ledakan debu (dust) karena tekanan terlalu tinggi

Organisasi

• Struktur Organisasi. Ketua. Ketua RTD adalah pemimpin atau pemegang kekuasaan tertinggi dalam operaional sehari-hari perusahaan tersebut, misalnya Direktur atau Plant Manager.
• Wakil Ketua. Wakil Ketua dijabat oleh orang yang paling ahli dalam masalah HSE dalam hal ini adalah Manager atau Kepala Department HSE.
• Bagian External Affair. External affair dijabat oleh orang yang mengerti hukum atau lobi misalnya Manager Personalia atau Humas.
• Bagian Keamanan. Dapat dirangkap oleh bagian external affair
• Bagian Evakuasi. Penjabat harus orang yang mempunyai pengetahuan mengenai transportasi perusahaan misalnya bagian warehouse atau General affair.
• Bagian Adminitrasi. Mempunyai kemampuan dokumentasi dan pengolahan data yang baik.
• Bagian Penaggulangan Keadaan Daurat. Mempunyai anggota-anggota lintas bagian yang telah diberikan pelatihan khusus RTD dan diketuai oleh HSE officer atau HSE engineer.
• Komandan Operasi pertama. Semua kepala seksi atau supervisor pada bagian masing-masing yang bertugas sebagai ketua operasi sementara jika Komandan RTD dan ketua operasi belum berada ditempat.

Tugas dan Tanggung Jawab


Ketua.

• Memberi laporan ke pihak manajemen.
• Meminta bantuan ke luar perusahaan.
• Memberikan fasilitas yang memadai bagi team RTD
• Memerintahkan pemberhentian operasi.

Wakil Ketua.

• Sebagai komandan RTD jika terjadi keadaan darurat. Memimpin semua bagian team RTD dalam melaksanakan kegiatan saat keadaan darurat.
• Menggantikan tugas Ketua jika tidak berada ditempat.
• Meminta bantuan ke pihak luar untuk penanganan lebih lanjut bila dirasa perlu.
• Memimpin pertemuan rutin sebagai wakil dari ketua RTD jika berhalangan hadir.
• Membuat peraturan-peraturan tertulis untuk mencegah terjadinya keadaan darurat.
• Menyunsun agenda training RTD baik internal atau external.
• Memimpin internal audit RTD.
• Memimpin kegiatan pasca kejadian seperti investivigasi dan rehabilitasi.
• Mengajukan persetujuan pembelian peralatan yang dibutuhkan oleh RTD.
• Memberikan laporan ke ketua RTD.

Bagian External Affair.

• Memberikan informasi kepada masyarakat sekitar atau pers mengenai kejadian.
• Memberikan laporan kepada pemerintah atau instansi yang terkait.

Bagian Keamanan.

• Mencegah masyarakat untuk mendekati area berbahaya.
• Mengatur lalu lintas di dalam pabrik
• Membantu team evakuasi

Bagian Evakuasi.

• Memimpin evakuasi karyawan atas intruksi Komandan RTD
• Memimpin evakuasi inventaris perusahaan.

Bagian Adminitrasi.

• Melaporkan kegiatan RTD
• Melaporkan kerugian yang diderita
• Sebagai sekretaris saat pertemuan bulanan.
• Mengontrol dokumen RTD

Bagian Penaggulangan Keadaan Daurat.

• Sebagai ketua operasi saat keadaan darurat dengan memberikan intruksi kepada team penanggulangan dan team lingkungan.
• Memberikan internal training kepada karyawan perusahaan
• Membuat prosedur penanggulangan.
• Mengajukan peralatan yang dibutuhkan dan spesifikasinya kepada wakil ketua RTD.
• Membuat kegiatan checking dan monitoring peralatan HSE dan RTD
• Melaksanakan tugas wakil ketua RTD jika berhalangan.

Komandan Operasi pertama.

• Sebagai ketua sementara dalam langkah pertama penanggulangan hingga ketua operasi tiba.
• Memberikan informasi mengenai masalah yang dihadapi kepada ketua RTD saat tiba dilokasi.
• Membantu ketua operasi saat penanganan.

Kegiatan Penanggulangan



Jalur Komunikasi Saat Kejadian. Jalur komunikasi harus singkat dan tepat, yaitu dari penemu bahaya hingga komandan hanya 1 atau 2 kali tahap saja. Baru kemudian menghubungi anggota RTD lainnya tetapi dengan konsekwensi salah satu dari wakil ketua RTD dan ketua penanggulangan berada dilokasi perusahaan. Contohnya adalah sebagai berikut dimana pihak keamanan sebagai petugas penghubung team RTD. Orang pertama yang menemukan bahaya meminta pertolongan ke supervisor sekaligus melakukan tindakan pertama.

• Memberitahukan Ketua Penanggulangan dan bagian keamanan (security).
• Security Menghubungi ke ketua RTD, Wakil Ketua dan team RTD yang lain.
• Wakil ketua meminta persetujuan ketua jika membutuhkan bantuan luar
• Meminta bantuan luar.
• Team RTD lainnya melakukan kewajiban masing-masing

Kegiatan Penanggulangan. Pada saat penanggulangan di bentuk dua team yang mempunyai tugas spesifik yang berbeda yaitu team penanggulangan dan team lingkungan. Team penanggulangan mempunyai tugas untuk menyelesaikan sumber dampak, sedangkan team lingkungan mempunyai tugas mencegah dampak meluas ke lingkungan. Selain itu orang pertama jika memungkinkan melakukan langkah tindakan penanggulangan awal. Masing-masing sumber dampak atau bahaya potensial dibuatkan intruksi kerja tersendiri. Salah satu contoh adalah sebagai berikut:


Orang Pertama dan komandan penanggulangan sementara.

(kebakaran) Tutup semua valve bahan yang dapat terbakar yang berhubungan, matikan pompa yang sedang bekerja. Gunakan Alat Pemadam api ringan (extinguisher) jika mungkin, nyalakan alarm. Meminta bantuan kepada supervisor setempat.

Untuk kecelakaan kerja lakukan pertolongan pertama pada kecelakaan.

• Team Penaggulangan (Untuk kebakaran) Mempersiapkan peralatan perlindungan diri.
• Menyiapkan alat pemadam dan media yang tepat.
• Mengamati situasi lapangan. Arah angin dan bangunan sekitar.
• Memadamkan kebakaran dengan peralatan dan media yang tepat (Foam untu cairan kimia, CO2 untuk listrik, Dry Chemical untuk bahan logam, air untuk rumput dan sampah)
• Jika keadaan diatasi memberitahukan ke ketua penanggulangan
• Team Lingkungan. Mempersiapkan alat perlindungan diri yang sesuai.
• Amati kondisi lapangan, arah angin.
• Matikan listrik sekitar area, tutup semua valve yang ada.
• Gunakan alat pemadam yang sesuai dan semprotkan media pemadam di sekitar area yang terbakar untuk mencegah kebakaran meluas serta barang-barang yang potensial terbakar.
• Isolasi aliran air ke luar area jika mungkin, untuk mencegah pencemaran lingkungan.
• Jika area sekitar dan resiko pencemaran sudah aman membantu tugas team penanggulangan.

Bagian Evakuasi. Mengkoordinasi karyawan agar berkumpul di assemly point.

• Mengkoordinasi evakuasi karyawan atas intruksi komandan RTD.
• Mengkoordinasi evakuasi dokume serta inventaris lainnya.

Bagian Keamanan. Setelah mendengar alarm menghubungi ketua penanggulangan, komandan RTD, dan atas intruksi komandan RTD menghubungi anggota RTD yang lain.

• Mengatur lalu-lintas yang masuk.
• Membantu evakusi.
• Mencegah orang luar masuk ke lokasi tanpa ijin RTD.

Kegiatan Pasca Penanggulangan



Pemulihan. Tujuan pemulihan adalah untuk persiapan dalam meneruskan operasi perusahaan, membuat fasilitas dan peralatan kembali seperti semula,menjaga agar tidak terjadi kejadian lanjutan serta merehabilitasi lingkungan yang tercemar agar dampak lingkungan tidak menjadi lebih parah.. Pemulihan dilaksanakan secepat mungkin setelah kejadian diatasi untuk mengindari kerugian waktu terbuang yang lebih besar. Pemulihan idkoordinasi oleh ketua RTD. Hal-hal yang perlu diperhatikan saat pemulihan antara lain: Pastikan areal tersebut tertutup untuk orang yang tidak berkepentingan.

• Pastikan tempat kejadian sudah aman.
• Gunakan alat perlindungan diri yang sesuai.
• Serap bahan pencemar sesegera dan sebanyak mungkin. Dan kemudian netralkan atau kurangi kadar bagian yang tidak terserap.
• Utamakan yang mendesak terlebih dahulu.

Investivigasi dan Evaluasi. Investivigasi adalah untuk mencari sebab kejadian agar tidak terjadi kejadian yang sama pada masa yang akan datang. Investivigasi dilakukan bersama-sama dengan pemulihan dan dapat dilakukan dengan metode analisa yang telah kita kenal seperti PDCA/PDSA, Analisa resiko dalam Risk Manajemen atau Analisa Bahaya dalam HAZOP. Kegiatan investivigasi mencangkup: Sebab dan sumber dampak.

• Menentukan langkah pencegahan sementara.
• Menentukan langkah pencegahan agar tidak terulang.

Pelaporan. Laporan harus dibuat setelah kejadian dan disampaikan dalam 24 jam kepada Plant Manager, Management, dan Intansi terkait. Laporan berisi tentang : Deskripsi kejadian.

• Sumber Dampak
• Langkah Mengatasinya
• Jumlah kerugian
• Dampak lingkungan
• Langkah Pencegahan

Kesiapsiagaan.


Kegiatan yang membutuhkan kesiapsiagaan. Pada keadaan atau pekerjaan tertentu yang mempunyai resiko yang besar maka untuk mencegah terjadinya dampak maka diperlukan tindakan kesiapsiagaan. Pekerjaan tersebut misalnya ; Transfer bahan bakar dari mobil tangki

• Pekerjaan pengelasan
• Perbaikan instalasi listrik
• Pembersihan Unit Pengolahan Limbah
• Pembersihan Dust Collector
• Bekerja di ruangan tertutup.

Prosedur kesiapsiagaan. Prosedur kesiapsiagaan harus disertai pengawasan oleh petugas safety / SHS, dan terdapat alat keselamatan yang tersedia. Misalnya untuk transfer bahan bakar/bahan kimia antara lain; Gunakan alat keselamatan diri yang sesuai.

• Cek keadaan secara manual dari mobil tangki ke tangki penampung apakah tidak ada kebocoran.
• Pasang grounding ke mobil tangki.
• Buka tutup atas mobil tangki, agar tidak timbul kondisi vacuum di mobil tangki.
• Check kondisi vent tangki, agar tekanan dalam tangki penampung tidak melebihi kapasitas.
• Siapkan Absorber jika terjadi tumpahan.
• Siapkan APAR/Extinguisher didekat mobil/pompa
• Siapkan Hose Box dan Foam
• Kondisi drencher stand by

Surat Ijin Kerja. Setiap pekerjaan yang membutuhkan kesiapsiagaan diperlukan ijin khusus dari petugas HSE


Sumber Daya. Sumber daya dalam RTD meliputi Sumber Daya Manusia, Peralatan dan Fasilitas, serta Standarisasi Intruksi Kerja. Sumber Daya Manusia. Pengelolaan Sumber daya manusia merupakan hal yang paling penting dalam program Rencana tanggap Darurat. Dalam mengelola SDM RTD diperlukan beberapa tindakan kongkret oleh perusahaan, antara lain; Training . Perserta yang harus mengikuti Training yaitu; Anggota RTD

• Supervisor sebagai Komandan sementara
• Karyawan Perusahaan

• Materi Training; Tugas dan Kegiatan RTD
• Pengenalan Api dan Kebakaran
• Pemadaman Api
• Alat keselamatan Kerja
• Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan

?

• Jenis Training. Internal Training
• External Training
• Simulasi Penanggulangan
• Simulasi Koordinasi

Penghargaan. Penghargaan tidak selalu berupa materia tetapi dapat berupa sertifikat atau perhatian yang lebih dari pihak manajemen perusahaan.

Peralatan. Peralatan dan perlengkapan merupakan hal yang harus dimiliki oleh team RTD. Ada beberapa peralatan khusus atau fasilitas penunjang yang dapat meringankan kerja team penanggulangan. Peralatan-peralatan tersebut antara lain; Peralatan pelindungan diri ; Kacamata anti chemical, Face Shield, Chemical Boots, Electrical Boots, Chemical Gloves, Baju Tahan kimia, Respirator, Breathing Apparatus, Safety Belt, Jacket Tahan Api.

Peralatan Pemadam Kebakaran; Hose, Water Nozzle, Foom Nozzle, Foam, Extinguisher (CO2 dan dry chemical) serta karung. Peralatan tersebut harus diletakkan pada tempat yang sesuai yang memudahkan saat penanggulangan.

Alat perlindungan lingkungan. Absorber (dapat terbuat dari kain atau serbuk kayu), Plastik atau karet isolasi (mencegah cairan semakin meluber), dust collector, Hand pump.


Sedangkan Fasilitas yang sepatutnya telah tersedia di perusahaan antara lain; Unit Pengolahan limbah yang sesuai

• Penampung limbah sementara.
• Drencher dan sprinkler
• Line Hydrant, water pump dan tandon air untuk pemadaman
• Filter Gas buangan

Prosedur dan Manual. Jika SDM dan peralatan sudah memadai maka diperlukan suatu manual dan prosedur kerja dari RTD yang dapat menanggulangi keadaan darurat dengan efektif dan mudah dipahami seluruh perusahaan. Untuk membuat Manual dan RTD yang baik maka diperlukan referensi-referensi yang memadai baik dari nasional (dari BSN, PMK daerah atau Bappedal). Atau juga dari internasional seperti didapat dari Organization Health and Safety of America (OHSA), API, NFPA , BSI dan sebagainya


LAMPIRAN.

Dalam manual RTD juga harus dilengkapi oleh beberapa lampiran seperti dibawah ini ;

• Lay out Perusahaan dan lokasi peralatan RTD
• Spesifikasi peralatan dan fasilitas yang ada dan jumlahnya
• Jalur Emergency dan Evakuasi
• Nomor Telephone dan alamat semua anggota RTD
• Nomor Telephone perusahaan tetangga, PMK, Rumah Sakit, Kepolisian, Kelurahan, Dinas Lingkungan Hidup.
• Material Safety Data Sheet (MSDS)
• Serta intruksi-intruksi kerja Penanggulangan Dampak. (jika terpisah dari manual RTD)

Semua bagian dalam panduan manual rencana tanggap darurat dan kesiapsiagaan ini harus disesuaikan dulu dengan perusahaan atau jenis industri karena berhubungan dampak apa yang paling mungkin terjadi dan seberapa besar resiko yang dihadapi.